riverandsouladventures.com

Uten riktig oppbevaring er det ikke alltid lett å finne de administrative papirene dine. Ja, hvordan finner jeg en salgsseddel fra 2001, hvis den er stablet opp i en boks med annet papirarbeid? For å unngå å kaste bort tid på å grave gjennom flere bokser for å finne et dokument, her er noen lagringstips.

Hvor lenge bør du beholde papirene dine?

Det er viktig å beholde disse administrative papirer, men de har også sin utløpsdato. Dermed er det etter en viss tid ikke lenger nødvendig å oppbevare visse dokumenter som fakturaer og deklarasjoner av alle slag. Her er en oppsummering av periodene det er tilrådelig å beholde de forskjellige papirtypene:

• 1 år: telefon, internett eller flytteregninger, eller bevis på betaling av en PV.
• 2 år: familiepengeoppgaver, legehonorarer, oppsigelsesbrev, trygde- og sikkerhetspapirer, samt kredittdokumenter.
• 3 år: audiovisuelle lisensmeldinger og selvangivelser.
• 5 år: vann- og strømregninger, leiekvitteringer og leiekostnader, gassregninger, skattebetalingsattester, leiekontrakten og bevis på betaling av vedlikeholdsbetaling.
• 10 år: kontoutskrifter, betalingsslipper, boliglån, livsforsikringskontrakter etter dødsdato ...
• 30 år: bilreparasjonsregninger, byggeregninger, sykehusregninger og sivile IOUer.
• Levetid: ekteskapskontrakt, familiejournal, militærjournal, vitnemål, testamenter, eiendomstitler, donasjoner, helsejournal, vaksinasjonsattest, journaler, lønnsslipper, adopsjonsattester, arbeidskontrakter ...

Det beste tipset for å ha et ryddig hus er å holde et minimum. Det er ikke nødvendig å oppbevare alle mottatte brev og papirer. Det er derfor nødvendig å umiddelbart kaste papirene som ikke er nyttige.

Oppbevaring av hverdagsdokumenter

For å rydde opp må du skille mellom hverdagsdokumenter og andre filer. De gjeldende dokumenter er de som konsulteres ofte og som derfor må være på et lett tilgjengelig sted. Dokumenter som sjelden konsulteres kan arkiveres i esker eller øverst på en hylle. Her er noen typer oppbevaring for de forskjellige papirtypene:

• Skjorter i forskjellige farger

Farger brukes til å skille dokumenter fra hverandre. I hver mappe bør du også bruke lommer for å klassifisere papirene: en lomme for skatter, en lomme for EDF-dokumenter, en annen for vannregninger ...

• Skjorter med kile

Foldede mapper er praktiske for oppbevaring av store dokumenter. En mappe gjør det dermed mulig å klassifisere ulike dokumenter som gjelder ett enkelt emne (eksempel: alle papirer som gjelder bygging av et hus).

• Ringpermer

De er praktiske for å konsultere dokumenter enkelt uten å løsne dem fra oppbevaringen. I tillegg kan papirene skilles med skillelinjer for å lettere kunne finne dem. Skillelinjene kan også vise indikasjoner for å lette oppgaven i søkene. Disse kan ordnes i alfabetisk rekkefølge, etter dato osv.

• Møbler med skuffer

Hvis det er et stort antall papirer som skal lagres, er det bedre å velge et arkivskap. Sistnevnte har skuffer hvor de ulike dokumentene er opphengt på sprosser og er lett tilgjengelige.

Organiser administrative dokumenter på en smart måte

Selvfølgelig letter bruken av tilstrekkelig lagring klassifiseringen av filer, men det er også viktig å vite hvordan du organiserer dokumenter i henhold til deres type. Her er et eksempel på klassifisering for å lette forskning:

• Familiefil: inneholder alle dokumentene knyttet til familien, for eksempel vigselsattest, identitetspapirer, pass, fødselsattester ...
• Utdanningsmappe: skolebevis, dokumenter knyttet til barnehagen mv.
• Skattefil: selvangivelser, boligskatter ...
• Helsejournal: helsejournaler, resepter, medisinske undersøkelser (radio, skanner, ultralyd, etc.) ...
• Fakturafil: tjenester (vann, gass, elektrisitet, telefon, internett osv.), fakturaer for varer og verk mv.
• Forsikringsfil: bil- og boligforsikringskontrakter, livsforsikring, krav, ekthetsbevis ...
• Fagmappe: arbeidskontrakt, lønnsslipper, søknadsmappe, CV, vitnemål ...
• Boligmappe: leiekontrakt, husleiekvittering, eier-/leietakerbrev m.m.
• Bankfil: kontoutskrifter, kontrakt, overføringsordre, etc.

Arkivering av administrative dokumenter

Ideelt sett bør dette gjøres arkivering av enkelte dokumenter minst en gang i året. Arkiverte filer er pent ordnet i bokser etter dato eller alfabetisk og etter emne. Igjen, det er best å bruke én farge per tema. Her er et eksempel på lagring i detalj:

• Rosa skjorte for fakturaer, gul for økonomi, blå for forsikring...
• Sortering etter rekkefølge: alfabetisk rekkefølge fra A til Å eller etter dato (etter måned, deretter etter år). Dette gjør det enkelt å skille mellom nyere og eldre dokumenter.

Det viktigste er å lage en flytende ordning som gjør det enkelt å finne vannregning for for eksempel januar i fjor. Hvis papirene fortsatt er vanskelige å finne til tross for at de er ryddige, er det nødvendig å gjennomgå lagringsteknikkene dine.

Andre tips for å rydde opp i administrative papirer

Det er lettere å lagre når det er mindre papir å beholde. I tillegg til å sortere og kvitte seg med foreldede dokumenter, er det også mulig å bruke nettfakturering å motta mindre post hjemme. Det er imidlertid nødvendig å utføre regelmessig sikkerhetskopier på flere støtter for å unngå tap. For økt sikkerhet bør det lages online sikkerhetskopier for viktige dokumenter.

Når posten kommer, er det viktig å forhåndsarkivere den for å unngå at den hoper seg opp i flere måneder i et hjørne av kontoret. Hastebrev bør leses umiddelbart, mens andre kan sorteres i prioritert rekkefølge. Det er lurt å ha en kontorarrangør til å oppbevare viktige papirer som krever handling (betaling av faktura, stevning osv.) og papirer som må arkiveres (kontoutskrifter, automatiske belastningsfakturaer osv.). Dette trikset lar deg kvitte deg med utdatert papir som kan kastes som flyers og annonser med en gang.